Recruiting-Werkzeuge für kleine Teams
Diese Liste gehört zum Buch „Recruiting Possible“. Im Buch steht, was ein Werkzeug für den jeweiligen Schritt können muss. Hier steht, welche Tools das aktuell leisten, was sie gratis bieten und ab wann sie Geld kosten.
Preise und Tarife ändern sich laufend. Jeder Eintrag nennt das Datum, an dem er zuletzt geprüft wurde.
Antwortvorlagen in Outlook und Gmail
Eingangsbestätigung, Einladung und Absage einmal sauber formulieren und als Vorlage speichern. Wer kein Bewerbermanagement-Tool nutzt, antwortet so trotzdem schnell und einheitlich.
KostenlosIn Outlook und Gmail enthalten
HinweisBewerbungen in einem eigenen Postfach oder Ordner sammeln und nach Absage fristgerecht löschen.
Stand 11.11.2026
Buffer
Posts für mehrere Kanäle einmal pro Woche vorbereiten und automatisch veröffentlichen lassen.
Kostenlos3 Kanäle mit je 10 geplanten Posts
Bezahlt abab 5 $ je Kanal und Monat
Stand 11.11.2026
Canva
Vorlagen für „Wir suchen“-Posts, Flyer und kurze Videos, einmal gebaut und dann nur noch Bild und Text tauschen.
KostenlosBasisversion mit vielen Vorlagen
Bezahlt abPro 11,99 € im Monat oder 109,99 € im Jahr
HinweisUnkritisch, solange keine Bewerberdaten verarbeitet werden.
Stand 11.11.2026
Clipchamp
Handyvideos schneiden, Untertitel automatisch erzeugen, Logo einblenden. Reicht für Recruiting-Clips und kurze Einarbeitungsvideos.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Standard enthalten
Bezahlt abBusiness Standard ab 20,36 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
HinweisFür Videos mit Mitarbeitenden schriftliche Einwilligung einholen.
Stand 11.11.2026
clockin
Arbeitszeit per App erfassen, auch auf Baustellen und unterwegs, mit Abwesenheiten und Export für die Lohnabrechnung.
Kostenlos14 Tage kostenlos testen
Bezahlt abab 3,90 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung (4,20 € monatlich), unter 5 Nutzern plus 10 € Plattformgebühr, zzgl. MwSt.
HinweisWo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei der Einführung zu beteiligen.
Stand 11.11.2026
DATEV Arbeitnehmer online
Wenn das Steuerbüro den Lohn mit DATEV abrechnet, können Mitarbeitende Abrechnungen und Bescheinigungen online abrufen statt auf Papier. Viele Betriebe wissen nicht, dass das ohne großen Aufwand freizuschalten ist.
Bezahlt ablaut DATEV-Shop ab 0,20 € im Monat; Abrechnung meist über das Steuerbüro
HinweisDokumente liegen zehn Jahre im Portal.
Stand 11.11.2026
Excel und Google Tabellen
Urlaubsplan, Überstundenübersicht, Fehlzeiten-Kennzahlen. Gemeinsam in der Cloud bearbeitet statt als Datei-Version per E-Mail.
KostenlosIn Microsoft 365 bzw. Google Workspace enthalten; Google Tabellen auch mit privatem Konto
HinweisPersonenbezogene Tabellen nicht per Link für alle freigeben.
Stand 11.11.2026
Factorial
Personalakte, Onboarding-Vorlagen und E-Signatur als Grundpaket, Urlaub und Zeiterfassung als Zusatzmodule.
Bezahlt abab 8 € je Nutzer und Monat, individuelles Angebot
HinweisAuftragsverarbeitungsvertrag abschließen; Betriebsrat beteiligen, wo vorhanden.
Stand 11.11.2026
Google Forms / Microsoft Forms
Kurzbewerbung ohne Anschreiben oder Feedback zum Bewerbungsprozess, in wenigen Minuten aufgesetzt.
KostenlosMit Google-Konto bzw. in Microsoft 365 enthalten
HinweisNur abfragen, was für die Entscheidung wirklich nötig ist.
Stand 11.11.2026
Google Kalender Terminbuchung
Buchungsseite für Bewerbungsgespräche direkt aus dem Google Kalender, mit freien Zeiten und Bestätigung per E-Mail.
KostenlosAb Google Workspace Business Standard enthalten
Stand 11.11.2026
Google Meet und Google Chat
Videogespräche mit Bewerbern und Team-Chat für Absprachen, beides im selben Konto wie Kalender und Mail.
KostenlosIn Google Workspace Business Starter enthalten (Meet bis 100 Teilnehmende)
Stand 11.11.2026
Google Sites
Einfache interne Seite mit Ansprechpartnern, Abläufen und Willkommensinfos, ohne Programmierkenntnisse.
KostenlosIn Google Workspace Business Starter enthalten
Stand 11.11.2026
Google Unternehmensprofil
Bewerber googeln den Firmennamen. Bewertungen dort zu beantworten kostet wenig und wird oft vergessen.
KostenlosKostenlos
Stand 11.11.2026
Google Vids
Kurze Erklär- und Einarbeitungsvideos aus Vorlagen und eigenen Aufnahmen, mit KI-Unterstützung.
KostenlosIn Google Workspace Business Starter enthalten
Stand 11.11.2026
Google-Jobsuche
Stellen erscheinen direkt in der Google-Suche, wenn die Stellenseite technisch ausgezeichnet ist. Viele Bewerbermanagement-Tools und Jobbörsen erledigen das automatisch.
KostenlosKeine Anzeigengebühr
Stand 11.11.2026
Heyflow
Bewerbung in wenigen Klicks am Handy, mit Frage-Logik und Anbindung an andere Tools. Der Einstiegstarif reicht für kleine Betriebe mit wenigen Bewerbungen im Monat.
Kostenlos14 Tage kostenlos testen
Bezahlt abab 19 € im Monat für bis zu 50 Bewerbungen, zzgl. MwSt.
HinweisDatenverarbeitung laut Anbieter in der EU; Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Stand 11.11.2026
Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit
Stellen kostenlos in der öffentlichen Jobbörse veröffentlichen. Der Arbeitgeber-Service der Agentur hilft auf Wunsch bei der Suche und kennt Fördermöglichkeiten.
KostenlosKostenlos
Stand 11.11.2026
JOIN
Stellenanzeigen auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen und alle Bewerbungen an einer Stelle bearbeiten.
KostenlosKein Gratis-Tarif mehr für neue Kunden; 14 Tage kostenlos testen
Bezahlt abab 17 € je Stelle und Monat bei Jahreszahlung (monatlich 20 €), zzgl. MwSt.
HinweisVerarbeitet Bewerberdaten, also Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Stand 11.11.2026
KI-Assistenten: ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot
Erste Entwürfe für Stellenanzeigen, Absagen und Posts sowie Gesprächsleitfäden aus dem Anforderungsprofil. Welcher Assistent es ist, ist zweitrangig. Gut wird das Ergebnis, wenn man Persona, Must-haves und Ton mitgibt.
KostenlosAlle vier haben eine Gratis-Version. Copilot Chat ist in Microsoft-365-Business-Abos enthalten.
Bezahlt abEinstiegsabos ab ca. 5–8 € im Monat (Gemini AI Plus, ChatGPT Go), volle Abos rund 18–23 €. Firmentarife ab ca. 15–25 € je Nutzer und Monat.
HinweisIn privaten Tarifen können Eingaben fürs Training genutzt werden; das lässt sich abschalten. Bewerberdaten gehören nur in Firmentarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Stand 11.11.2026
kununu
Prüfen, ob es schon ein Profil gibt, und es übernehmen. Wer auf Bewertungen antwortet, wirkt glaubwürdiger als jede Anzeige.
KostenlosProfil übernehmen und auf Bewertungen antworten
Stand 11.11.2026
LanguageTool
Rechtschreibung und Stil einer Anzeige prüfen, bevor sie online geht, mit Stärke im Deutschen.
KostenlosPrüfung bis 2.000 Zeichen pro Text, 3 KI-Umformulierungen am Tag
Stand 11.11.2026
LinkedIn
Fach- und Führungskräfte finden und direkt ansprechen, mit persönlicher statt kopierter Nachricht.
KostenlosSuche und Nachrichten an Kontakte
Bezahlt abRecruiter Lite mit kostenlosem Test; den Preis nennt LinkedIn erst bei der Buchung
HinweisDirektansprache auf berechtigtes Interesse stützen, Daten nach Absage löschen.
Stand 11.11.2026
Meta Business Suite
Posts und Stories für Facebook und Instagram planen und Nachrichten an einer Stelle beantworten.
KostenlosKostenlos
HinweisStellenanzeigen als Werbung laufen in der Sonderkategorie Beschäftigung mit eingeschränktem Targeting.
Stand 11.11.2026
Microsoft Bookings
Bewerber buchen selbst einen freien Gesprächstermin, mit Videolink und automatischer Erinnerung.
KostenlosIn vielen Microsoft-365-Business-Paketen enthalten
HinweisLäuft über den bestehenden Microsoft-365-Vertrag.
Stand 11.11.2026
Microsoft Lists
Einfache Listen mit Status und Zuständigkeit: Bewerberübersicht, Geräteausgabe, Schulungsnachweise. Oft der erste Schritt weg von Excel-Tabellen per E-Mail.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
HinweisBewerberdaten nur mit eingeschränkten Berechtigungen speichern und Löschfristen festlegen.
Stand 11.11.2026
Microsoft Planner
Einarbeitung als Plan mit Aufgaben, Fälligkeiten und Zuständigen. Einmal als Vorlage gebaut, läuft jedes Onboarding gleich gut.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
Stand 11.11.2026
Microsoft Shifts
Schichtpläne, Tauschwünsche und Urlaubsanträge direkt in Teams, auch am Handy. Für kleinere Betriebe oft ausreichend, bevor eine eigene Dienstplan-Software nötig wird.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten (Versionen mit Teams)
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
HinweisWo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei Dienstplan- und Zeiterfassungssystemen zu beteiligen.
Stand 11.11.2026
Microsoft Teams
Videogespräche mit Bewerbern ohne Anfahrt und ein fester Kanal pro Team für Absprachen. Neue Kolleginnen und Kollegen finden dort von Tag eins an alles an einer Stelle.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
Stand 11.11.2026
OneDrive und Google Drive
Vorlagen für Verträge, Checklisten und Stellenanzeigen an einer Stelle, für alle Berechtigten immer in der aktuellen Fassung.
KostenlosOneDrive mit 1 TB je Nutzer in Microsoft 365 Business; Google Drive ab 30 GB je Nutzer in Workspace
Stand 11.11.2026
Papershift
Zeiterfassung, Abwesenheiten und in den größeren Paketen Dienstplanung für Betriebe mit Schichten und mehreren Standorten.
Kostenlos14 Tage kostenlos testen
Bezahlt abPaket Core ab 57,60 € im Monat bei Jahreszahlung, zzgl. Grundgebühr und MwSt.
HinweisHosting laut Anbieter in der EU.
Stand 11.11.2026
Personio
Personalakte, Urlaub, Bewerbermanagement und Dokumente in einem System. Lohnt sich eher ab einer zweistelligen Mitarbeiterzahl.
Bezahlt abPreis auf Anfrage nach Demo; für Unternehmen ab etwa 10 Mitarbeitenden
HinweisAuftragsverarbeitungsvertrag abschließen; Betriebsrat beteiligen, wo vorhanden.
Stand 11.11.2026
Perspective
Mobile Bewerbungsstrecke mit wenigen Klickfragen statt Anschreiben, oft direkt hinter einer Social-Media-Anzeige. Senkt die Hürde für Leute, die gerade nicht aktiv suchen.
Kostenlos14 Tage kostenlos testen
Bezahlt abab 47 € im Monat bei Jahreszahlung (59 € monatlich), zzgl. MwSt.
HinweisVerarbeitet Bewerberdaten, also Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und im Funnel auf den Datenschutz hinweisen.
Stand 11.11.2026
Power Automate
Wiederkehrende Abläufe automatisch verbinden: Eine Bewerbung über Forms landet in einer Liste, und die Eingangsbestätigung geht automatisch raus.
KostenlosCloud-Abläufe in allen Microsoft-365-Business-Plänen enthalten
Bezahlt abVolle Funktion ab Business Premium, 27,73 € je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.
Stand 11.11.2026
SharePoint
Kleines Intranet mit Ansprechpartnern, Abläufen und Formularen. Mit getrennten Berechtigungen auch als einfache digitale Personalablage nutzbar.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
HinweisPersonalunterlagen nur in Bereichen mit eng gesetzten Berechtigungen ablegen.
Stand 11.11.2026
Skribble
Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen, damit das Angebot am selben Tag unterschrieben zurückkommt. Für befristete Verträge die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wählen.
Kostenlos14 Tage kostenlos testen; danach Einzelsignaturen ohne Abo ab 1 €
Bezahlt abTeam 23 € je Nutzer und Monat; QES 4–5 € je Unterschrift plus einmalig 22,50 € Identifizierung; zzgl. MwSt.
HinweisBefristungen brauchen Schriftform oder QES; einfache elektronische Unterschriften reichen dafür nicht.
Stand 11.11.2026
Synthesia
Videos mit KI-Avatar, sinnvoll für Schulung und Onboarding. Im Recruiting wirkt ein echtes Teamvideo glaubwürdiger.
Kostenlos10 Minuten Video im Monat, mit Synthesia-Wasserzeichen
Bezahlt abab 19 $ im Monat, bei Jahreszahlung 14 $ im Monat
HinweisFür einen Avatar einer echten Person braucht es deren Einwilligung.
Stand 11.11.2026
Viva Engage
Interne Community für Neuigkeiten, Begrüßungen und Fragen in die Runde. Erreicht auch Leute, die nicht jeden Tag am Schreibtisch sitzen.
KostenlosIn Microsoft 365 Business Basic enthalten (Mitarbeitercommunitys)
Bezahlt abBusiness Basic ab 6,07 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, zzgl. MwSt.
Stand 11.11.2026
WhatsApp Business
Der direkte Draht für Handwerk, Pflege und Handel: Bewerbung per Nachricht, Antworten als Vorlage gespeichert.
KostenlosKostenlos
HinweisDiensthandy nutzen und WhatsApp in der Datenschutzerklärung nennen.
Stand 11.11.2026
Xing
Inzwischen vor allem Jobbörse mit Zugang für Recruiter. Für Direktansprache im deutschsprachigen Raum weiter nutzbar.
KostenlosStellensuche und Basisprofil
Bezahlt abonlyfy TalentManager ab ca. 329 € je Lizenz und Monat (Stand 2024)
HinweisDirektansprache auf berechtigtes Interesse stützen, Daten nach Absage löschen.
Stand 11.11.2026